Prácticas de privacidad
Aviso de prácticas de privacidad
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED, Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.
LÉALO DETENIDAMENTE.
Entrada en vigencia el 14 de agosto de 2017
Obligaciones de las entidades cubiertas:
Health Net* (a quien se hace referencia como "nosotros" o "el plan") es una entidad cubierta, tal como se define y regula en la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud (HIPAA) de 1996. Health Net tiene la obligación legal de mantener la privacidad de su información de salud protegida (PHI), proporcionarle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, cumplir con los términos del aviso que está actualmente en vigencia y avisarle en caso de una violación de su PHI no segura. La PHI es información sobre usted que incluye información demográfica, que puede utilizarse razonablemente para identificarlo y se relaciona con su salud o condición física o mental pasada, presente o futura, atención médica prestada a usted o el pago de dicha atención.
Este Aviso describe cómo podemos usar y divulgar tu PHI. También describe tus derechos de acceder, modificar y gestionar tu PHI y cómo ejercer esos derechos. Todos los demás usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este aviso se harán solo con su autorización por escrito.
Health Net se reserva el derecho de cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer entrar en vigor el aviso revisado o modificado para su PHI que ya tenemos y para cualquier PHI que recibamos en el futuro. Health Net revisará y distribuirá este aviso con prontitud cada vez que se produzca un cambio significativo en lo siguiente:
- Los usos o las divulgaciones
- Sus derechos
- Nuestras obligaciones legales
- Otras prácticas de privacidad estipuladas en el aviso
Todo Aviso enmendado estará disponible en nuestro sitio web y en el Manual del miembro.
Protecciones internas de PHI verbal, escrita y electrónica:
Health Net protege su PHI. We are also committed in keeping your race, ethnicity, and language (REL), sexual orientation, and gender identity (SOGI), and social needs information confidential. Contamos con procesos de privacidad y seguridad para ayudar.
Estas son algunas de las formas en las que protegemos tu PHI.
- Capacitamos a nuestro personal para seguir nuestros procesos de privacidad y seguridad.
- Requerimos que nuestros socios comerciales sigan los procesos de seguridad y privacidad.
- Mantenemos nuestras oficinas seguras.
- Hablamos de tu PHI solo por razones de negocios con personas que necesitan saber.
- Mantenemos tu PHI segura cuando la enviamos o almacenamos electrónicamente.
- Usamos tecnología para prevenir que las personas equivocadas obtengan acceso a tu PHI.
Usos y divulgaciones permitidos de tu PHI:
La siguiente es una lista de cómo podemos usar o divulgar tu PHI sin tu permiso o autorización:
- Tratamiento - Podemos usar o divulgar tu PHI a un médico u otro proveedor de atención de salud que te proporciona tratamiento, para coordinar dicho tratamiento entre los proveedores, o para que nos ayuden en la toma de decisiones de autorización previa relacionadas con tus beneficios.
- Pago - Podemos utilizar y divulgar tu PHI para hacer pagos de beneficios por los servicios de atención de salud que recibiste. Podemos divulgar tu PHI a otro plan de salud, a un proveedor de atención de salud o a otra entidad sujeta a reglas de privacidad federales para sus fines de pago. Las actividades de pago pueden incluir:
- procesamiento de reclamaciones;
- determinación de elegibilidad o cobertura para reclamaciones;
- emisión de facturación de primas;
- evaluación de servicios de necesidad médica;
- y revisión del uso de las reclamaciones.
- Operaciones de atención médica Podemos usar y divulgar tu PHI para llevar a cabo nuestras operaciones de atención de salud. Estas actividades pueden incluir:
- prestación de servicios al cliente;
- respuesta a quejas y apelaciones;
- prestación de administración de casos y coordinación de la atención;
- evaluaciones médicas de reclamaciones y otras evaluaciones de calidad;
- y actividades de mejoramiento.
En nuestras operaciones de atención de salud, podemos divulgar tu PHI a socios comerciales. Tendremos acuerdos por escrito para proteger la privacidad de tu PHI con estos socios. Podemos divulgar tu PHI a otra entidad que esté sujeta a las Reglas federales de privacidad. La entidad también debe tener una relación contigo para sus operaciones de atención de salud. Esto incluye lo siguiente:
- evaluación de la calidad y actividades de mejoramiento;
- revisión de la competencia o las calificaciones de los profesionales de atención de salud;
- administración de casos y coordinación de la atención;
- y detección o prevención del fraude y del abuso en la atención de salud.
Esta información nos ayuda a:- Comprender mejor tus necesidades de atención de salud.
- Conocer tu preferencia de idioma cuando visites a profesionales de atención de salud.
- Proporcionar información de atención de salud para satisfacer tus necesidades de atención.
- Ofrecer programas para ayudarte a alcanzar la mejor salud.
- Divulgaciones al plan de salud de grupo/patrocinador del plan - Podemos divulgar tu información de salud protegida a un patrocinador del plan de salud de grupo, como un empleador u otra entidad que te ofrezca un programa de atención de salud, si el patrocinador está de acuerdo con determinadas restricciones sobre el uso y la divulgación de la información de salud protegida (tal como aceptar no usar la información de salud protegida para tomar medidas o decisiones relacionadas con el empleo).
Otras divulgaciones permitidas u obligatorias de tu PHI:
- Actividades de recaudación de fondos - Podemos utilizar o divulgar tu PHI para actividades de recaudación de fondos, como recaudar dinero para ayudar a una fundación benéfica u otra entidad similar para financiar sus actividades. Si te contactamos en relación con actividades de recaudación de fondos, te daremos la oportunidad de darte de baja o dejar de recibir este tipo de comunicaciones en el futuro.
- Propósitos de suscripción de seguro - Podemos utilizar o divulgar tu PHI para fines de suscripción de seguro, como por ejemplo, para hacer una determinación acerca de una solicitud de cobertura. Si usamos o divulgamos su PHI para propósitos de suscripción de seguro, se nos prohíbe usar o divulgar su PHI que constituye información genética en el proceso de suscripción de seguro.
- Recordatorios de citas/alternativas de tratamiento: podemos usar y divulgar su PHI para recordarle sobre una cita para tratamiento y atención médica con nosotros o para proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud, tales como información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.
- Según lo exija la ley - Si las leyes federales, estatales o locales exigen el uso o la divulgación de tu PHI, podemos utilizarla o divulgarla en la medida en que el uso o la divulgación cumpla con dicha ley y se limite a los requisitos de dicha ley. Si dos o más leyes o regulaciones que rigen el mismo uso o divulgación están en conflicto, cumpliremos con las leyes o regulaciones más restrictivas.
- Actividades de salud pública - Podemos divulgar tu PHI a una autoridad de salud pública con el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. Podemos divulgar tu PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) para asegurar la calidad, seguridad o eficacia de productos o servicios bajo la jurisdicción de la FDA.
- Víctimas de abuso y negligencia: podemos divulgar su PHI a una autoridad del gobierno local, estatal o federal, incluidos los servicios sociales o una agencia de servicios de protección autorizada por la ley para recibir dichos informes, si tenemos una creencia razonable de abuso, negligencia o violencia doméstica.
- Procedimientos judiciales y administrativos - Podemos divulgar tu PHI en procedimientos judiciales y administrativos. También podemos divulgarla en respuesta a lo siguiente:
- una orden de un tribunal;
- un tribunal administrativo;
- una citación;
- una citación;
- una orden judicial;
- una solicitud de presentación de pruebas;
- una solicitud legal de naturaleza similar.
- Cumplimiento de la ley - Podemos divulgar tu PHI relevante a agentes de cumplimiento de la ley cuando se requiera que lo hagamos. Por ejemplo, en respuesta a:
- una orden judicial;
- una orden de allanamiento del tribunal;
- una citación;
- una citación emitida por un funcionario judicial;
- o una notificación del gran jurado.
- Registros de trastornos por consumo de sustancias (SUD) – No usaremos ni divulgaremos tus registros de SUD en procedimientos legales en tu contra a menos que:
- tengamos tu consentimiento por escrito, o
- recibamos una orden judicial, hayas sido informado sobre la solicitud y se te haya dado la oportunidad de ser escuchado. La orden judicial debe incluir una citación o documento legal similar que exija una respuesta.
- Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias - Podemos divulgar tu PHI a un médico forense o examinador médico. Esto podría ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de muerte. También podemos divulgar tu PHI a directores de funerarias, según sea necesario, para que puedan llevar a cabo sus deberes.
- Donación de órganos, ojos y tejidos - Podemos divulgar tu PHI a organizaciones de obtención de órganos. También podemos divulgar tu PHI a los que trabajan en la adquisición, el almacenamiento o el trasplante de:
- órganos cadavéricos;
- ojos;
- y tejidos.
- Amenazas a la seguridad y salud - Podemos utilizar o divulgar tu PHI si creemos, de buena fe, que el uso o la divulgación son necesarios para prevenir o disminuir una amenaza grave o inminente para la salud o seguridad de una persona o del público.
- Funciones gubernamentales especializadas - Si formas parte de las Fuerzas Armadas de EE. UU., podemos divulgar tu PHI según lo requieran las autoridades de comando militar. También podemos divulgar tu PHI:
- a funcionarios federales autorizados para actividades de seguridad nacional y de inteligencia;
- al Departamento de Estado para determinaciones de idoneidad médica;
- y para servicios de protección del Presidente u otras personas autorizadas.
- Compensación del trabajador - Podemos divulgar tu PHI para cumplir con las leyes relativas a la compensación del trabajador u otros programas similares establecidos por la ley que proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin asignación de culpa.
- Situaciones de emergencia - Podemos divulgar tu PHI en una situación de emergencia, o si estás incapacitado o no estás presente, a un familiar, un amigo personal cercano, una agencia de ayuda humanitaria autorizada o a cualquier otra persona que hayas identificado previamente. Usaremos criterio y experiencia profesional para decidir si la divulgación es lo mejor para ti. Si es lo mejor, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante a la participación de la persona que te cuida.
- Presos - Si estás preso en una institución correccional o te encuentras bajo la custodia de un funcionario de cumplimiento de la ley, podemos divulgar tu PHI a la institución correccional o al funcionario de cumplimiento de la ley, en tanto dicha información sea necesaria para que la institución te proporcione atención de salud; para proteger tu salud o tu seguridad, o la salud o la seguridad de los demás; o para la seguridad y protección de la institución correccional.
- Investigación - Bajo ciertas circunstancias, podemos divulgar tu PHI a investigadores cuando su estudio de investigación clínica haya sido aprobado y donde ciertas garantías existen para asegurar la privacidad y la protección de tu PHI.
Usos y divulgaciones de tu PHI que requieren tu autorización por escrito
Tenemos la obligación de obtener tu autorización por escrito para usar o divulgar tu PHI, con excepciones limitadas, por las siguientes razones:
- Venta de la PHI - Solicitaremos tu autorización por escrito antes de hacer cualquier divulgación que se considere una venta de tu PHI, lo cual significa que recibiremos una contraprestación por la divulgación de la PHI de esta manera.
- Marketing - Solicitaremos tu autorización por escrito para utilizar o divulgar tu PHI para fines de marketing con excepciones limitadas, como por ejemplo, cuando tengamos comunicaciones de marketing cara a cara contigo o cuando proporcionemos regalos promocionales de valor nominal.
- Notas de psicoterapia - Solicitaremos tu autorización por escrito para utilizar o divulgar cualquiera de tus notas de psicoterapia que pudiéramos tener en nuestros expedientes con excepciones limitadas, como por ejemplo, para ciertas funciones de tratamiento, pago u operaciones de atención de salud.
- Uso no permitido de la PHI - No utilizaremos tu idioma, raza, origen étnico, orientación sexual, identidad de género e información de necesidades sociales para denegar la cobertura, los servicios, los beneficios o para fines de suscripción.
Derechos de las personas
Los siguientes son tus derechos con respecto a tu PHI. Si desea usar cualquiera de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros usando la información al final de este aviso. Los requisitos de no discriminación del estado de California (según se describe en los documentos de beneficios de la cobertura), Health Net of California, Inc. y Health Net Life Insurance Company (Health Net, LLC) cumplen con las leyes federales aplicables sobre derechos civiles y no discriminan ni excluyen a personas, ni las trata de forma diferente por motivo de raza, color de piel, nacionalidad, ascendencia, religión, estado civil, género, identidad de género, atención para la afirmación de género, orientación sexual, edad, discapacidad o sexo.
- Derecho a revocar una autorización - Puedes revocar tu autorización en cualquier momento; y dicha revocación debe ser por escrito. La revocación entrará en vigor de inmediato, excepto cuando ya hayamos tomado medidas según la autorización y antes de recibir tu revocación por escrito.
- Derecho a solicitar restricciones - Tienes derecho a solicitar restricciones de uso y divulgación de tu PHI en caso de tratamiento, pagos u operaciones de atención de salud, así como las divulgaciones a personas involucradas en tu atención o pago de la atención, como familiares o amigos cercanos. Tu solicitud debe indicar las restricciones que solicitas y especificar a quiénes se aplica la restricción. No es necesario que estemos de acuerdo con esta solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con tu solicitud de restricciones, a menos que la información sea necesaria para suministrarte tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de la PHI para operaciones de pago o atención de salud a un plan de salud cuando hayas pagado por el servicio o artículo en su totalidad.
- Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales - Tienes derecho a solicitarnos que nos comuniquemos contigo en relación con tu PHI por medios alternativos o lugares alternativos. Este derecho se aplica únicamente en los siguientes casos: (1) cuando en la comunicación se divulga información médica o nombre y dirección del proveedor en relación con la recepción de servicios sensibles; o (2) si la divulgación total o parcial de la información médica o nombre y dirección del proveedor podría ponerlo en riesgo si no se comunica a través de los medios alternativos o al lugar alternativo que usted desea. No tiene que explicar el motivo de su solicitud, pero la solicitud debe expresar claramente que tanto la comunicación que divulga información médica o nombre y dirección del proveedor en relación con la recepción de servicios sensibles o la divulgación total o parcial de la información médica o nombre y dirección del proveedor podría ponerlo en riesgo si no se comunica a través de los medios alternativos o al lugar alternativo que usted desea. Debemos aceptar su solicitud si es razonable y si indica el medio o lugar alternativo donde se debe comunicar su PHI.
- Derecho a acceder y obtener copias de tu PHI. Tienes el derecho, con excepciones limitadas, de leer u obtener copias de tu PHI incluida en un expediente designado. Puedes solicitar que entreguemos copias en formatos que no sean fotocopias. Te entregaremos la información en el formato que solicites, a menos que no podamos hacerlo por razones prácticas. Deberás presentar una solicitud por escrito para obtener acceso a tu PHI. Si denegamos tu pedido, te presentaremos una explicación por escrito y te indicaremos si se pueden revisar las razones de la denegación y, de ser así, cómo solicitar dicha revisión, o si no se puede evaluar la revisión.
- Derecho a modificar tu PHI - Tienes derecho a solicitar que modifiquemos o cambiemos tu PHI si crees que contiene información incorrecta. Debes solicitarlo por escrito y explicar por qué la información debería modificarse. Podemos rechazar tu solicitud por determinadas razones como, por ejemplo, si no fuimos nosotros quienes creamos la información que deseas modificar y el autor de la PHI puede realizar la modificación. Si rechazamos tu solicitud, te daremos una explicación por escrito. Puedes responder con una declaración de que no estás de acuerdo con nuestra decisión, y adjuntaremos tu declaración a la PHI que solicitas que modifiquemos. Si aceptamos tu solicitud de modificar la información, haremos los esfuerzos razonables para informar a otros, incluidas las personas que indiques, sobre la modificación y para incluir los cambios en cualquier divulgación futura de esa información.
- Derecho a recibir un informe de las divulgaciones - Tienes derecho a recibir una lista de las instancias, dentro del último período de 6 años, en las que nosotros o nuestros asociados comerciales hayamos divulgado tu PHI. Esto no se aplica a divulgaciones para fines de tratamiento, pago, operaciones de atención de salud o divulgaciones que autorizaste ni a ciertas otras actividades. Si solicitas esto más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarte una tarifa razonable basada en el costo por responder a estas solicitudes adicionales. Te daremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de tu solicitud.
- Derecho a presentar un reclamo - Si consideras que tus derechos de privacidad han sido violados o que hemos incumplido nuestras propias prácticas de privacidad, puedes presentar un reclamo por escrito o por teléfono con la información de contacto que se encuentra al final de este Aviso. Para reclamos de miembros de Medi-Cal, los miembros deben comunicarse con el Departamento de Servicios de Atención de Salud de California que aparece en la siguiente sección.
Puedes presentar un reclamo ante la Secretaría de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201. También puedes llamar al 1-800-368-1019 (TTY: 1-866-788-4989) o visitar el sitio web.
NO TOMAREMOS NINGUNA ACCIÓN EN TU CONTRA POR PRESENTAR UN RECLAMO.
- Derecho a recibir una copia de este Aviso - Puedes solicitar una copia de nuestro Aviso en cualquier momento usando la lista de información de contacto al final del Aviso. Si recibes este Aviso en nuestro sitio web o por correo electrónico, también tienes derecho a solicitar una copia impresa del Aviso.
Información de contacto
Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o cómo ejercer sus derechos, puede contactarnos por escrito o por teléfono a la información de contacto que aparece a continuación.
Health Net Privacy Office
Attn: Privacy Official
P.O. Box 9103
Van Nuys, CA 9140
Teléfono: 1-800-522-0088
Fax: 1-818-676-8314
Correo electrónico
Para afiliados de Medi-Cal únicamente. Si cree que no hemos protegido su privacidad y desea presentar una queja, puede hacerlo por teléfono o por escrito a:
Privacy Officer c/o Office of Legal Services
California Department of Health Care Services
1501 Capitol Avenue, MS 0010
P.O. Box 997413
Sacramento, CA 95899-7413
Teléfono: 1-916-445-4646 o 1-866-866-0602 (TTY/TDD: 1-877-735-2929)
Correo electrónico
AVISO DE PRIVACIDAD DE INFORMACIÓN FINANCIERA
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN FINANCIERA SOBRE TI, Y CÓMO PUEDES OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. LÉELO DETENIDAMENTE.
Estamos comprometidos a mantener la confidencialidad de tu información financiera personal. Para los fines de este aviso, "información financiera personal" significa información sobre un miembro o solicitante de cobertura de atención de salud que identifica al individuo, que en general no está disponible públicamente y que se obtiene del individuo o de una forma en conexión con la prestación de atención de salud a este.
Información que recopilamos: Recopilamos información financiera personal sobre ti de las siguientes fuentes:
- información que recibimos de ti en solicitudes u otros formularios, como tu nombre, dirección, edad, información médica y número de Seguro Social;
- información sobre tus transacciones con nosotros, nuestras filiales u otros, como el pago de primas y el historial de reclamaciones; e
- información sobre informes de consumidores.
Divulgación de información: No divulgamos información financiera personal sobre nuestros miembros o exmiembros a ningún tercero, excepto según lo exija o permita la ley. Por ejemplo, en el curso de nuestras prácticas comerciales generales, es probable que, según lo permita la ley, divulguemos cualquier parte de la información financiera personal que recopilamos sobre ti, sin tu autorización, a los siguientes tipos de instituciones:
- a nuestras filiales corporativas, tal como otras aseguradoras;
- a compañías independientes para nuestros objetivos comerciales diarios, como para procesar tus transacciones, mantener tus cuentas o responder a órdenes judiciales e investigaciones legales; y
- a compañías independientes que prestan servicios por nosotros, lo que incluye enviar comunicaciones promocionales en nuestro nombre.
Confidencialidad y seguridad: Mantenemos resguardos físicos, electrónicos y procedimentales de acuerdo con los estándares estatales y federales aplicables para proteger tu información financiera personal de riesgos tales como la pérdida, la destrucción o el uso indebido. Estas medidas incluyen resguardos informáticos, archivos y edificios protegidos y restricciones sobre quién puede acceder a tu información financiera personal.
Preguntas sobre este Aviso: Si tienes alguna pregunta sobre este aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con tu PHI o cómo ejercer tus derechos, puedes contactarnos por escrito o por teléfono a la información de contacto que aparece a continuación.
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